Kişisel Veri Saklama ve İmha Prosedürü

1. Amaç

Bu prosedürün amacı, şirket bünyesinde işlenen kişisel verilerin 6698 sayılı KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak saklanması, süresi dolan verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

2. Kapsam

Bu prosedür; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, tedarikçiler, müşteriler ve üçüncü kişilere ait tüm kişisel verileri kapsar.

3. Hukuki Dayanak

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete Tarihi: 28.10.2017 Resmî Gazete Sayısı: 30224)

4. Tanımlar

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Veri Sorumlusu: Şirket

5. Saklama Süreleri

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen , VERBİS Sistemi’nde detaylanan veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır. Süre bitiminde imha edilir.

6. İmha Yöntemleri

A) Silme

Dijital ortamdaki verilerin erişilemez hale getirilmesi

B) Yok Etme

Fiziksel evrakların kağıt imha makinesi ile yok edilmesi

C) Anonimleştirme

Kişisel verilerin kimlik bağının koparılması

7.)Periyodik İmha

Kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca belirlenen periyodik imha süreleri çerçevesinde imha edilir. Bu kapsamda, periyodik imha işlemleri 6 (altı) ayda bir olmak üzere, her yılın Haziran ve Aralık aylarında gerçekleştirilir. Saklama süresi sona eren veya işleme amacı ortadan kalkan kişisel veriler, belirlenen imha yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak imha edilir. Gerçekleştirilen her imha işlemi için KVKK Kişisel Veri İmha Tutanağı düzenlenir. Söz konusu tutanak; KVKK Sorumlusu, imha işlemini gerçekleştiren yetkili personel ve bir şahit tarafından imzalanarak kayıt altına alınır ve muhafaza edilir.

8. Sorumluluk

İmha süreçlerinin takibinden KVKK Sorumlusu sorumludur.

KVKK Kişisel Veri İmha Tutanağı

Şirket Ünvanı: ..............................................

İmha Tarihi: .... / .... / ........

İmha Türü: ☐ Silme ☐ Yok Etme ☐ Anonimleştirme

İmha Edilen Veri Grubu: ...........................................................................

İmha Yöntemi: ...........................................................................

İmha Gerekçesi: Saklama süresinin sona ermesi / işleme amacının ortadan kalkması

Bu tutanak, 6698 sayılı KVKK ve ilgili yönetmelik uyarınca düzenlenmiştir.

İmha Eden KVKK Sorumlusu Şahit

Ad Soyadı: Ad Soyadı:

İmza İmza: